E-facturering vs. traditionele facturering: waarom het tijd is om over te stappen

Facturering is altijd al een fundamenteel onderdeel van het zakenleven geweest. Net als veel andere kernactiviteiten verandert facturering nu door nieuwe technologieën en gaat het volledig digitaal. E-facturering is niet een trend die wel weer overwaait. Het is een slimmere en snellere manier van factuurbeheer, die zorgt voor minder papierwerk en snellere transacties. Het elektronisch versturen van facturen maakt het hele proces een stuk efficiënter en nauwkeuriger. Ook veranderende regelgeving wordt hier makkelijker door. 

Nog niet overtuigd? Laten we dan eens dieper in de verschillen tussen traditionele en elektronische facturering duiken en kijken waarom u eigenlijk vandaag nog moet overstappen.

Snellere betalingen, sneller succes: weg met de slakkenpost

In de wereld van vandaag, waar rechtstreekse communicatie en realtime besluitvorming de norm zijn, kan traditioneel factureren het tempo gewoon niet bijhouden. E-facturering levert de snelheid en efficiëntie die nodig is voor de bedrijfsvoering, en het vermijdt papieren facturen of pdf-facturen. 

Een simpele oefening: denk eens na over hoeveel tijd uw bedrijf kwijt is aan het scannen, afdrukken en verzenden van facturen. Hebben we het dan over minuten, uren of zelfs dagen? Stel nu dat u nagenoeg al die tijd kon besteden aan andere taken ten gunste van uw bedrijf. Dat klinkt heel goed, nietwaar? Het belangrijkste voordeel van e-facturering is de snelle verzending en ontvangst. De dagen waarop u wacht tot de post komt of door eindeloze e-mailbijlagen moet bladeren zijn voorbij. Met e-facturering kan uw bedrijf in real-time facturen versturen. Dit vermindert drastisch de wachttijd tussen het leveren van een dienst en het opstarten van het betalingsproces. 

Maar het draait niet alleen om snelheid. Automatisering, een belangrijk onderdeel van e-factureringssystemen zoals Maventa, zorgt ervoor dat uw facturen ook een stuk efficiënter worden. Dankzij het gestructureerde formaat kunnen e-facturen tot wel drieënhalve keer zo snel als papieren facturen worden verwerkt. Van een papieren factuur staat het formaat en de omvang nooit vast. Door over te stappen op e-facturering, verbetert u niet alleen de cashflow, maar bent u ook minder tijd kwijt aan het opvolgen van betalingen en het innen van schulden. 

Maria Harinen, Commercial Product Director bij Maventa, legt dit verder uit.

“Het gestructureerde format van e-facturen is niet alleen maar een detail: het is een echte gamechanger. Deze standaardformats helpen ook bij de ontwikkeling van AI-gestuurde oplossingen, zoals het herkennen van tegenstrijdigheden of eigenaardigheden in de factuurflow. Ook kunnen gebruikers zo worden gewaarschuwd over discrepanties of prijswijzigingen,” aldus Harinen.

Handmatige invoerfouten, zoekgeraakte post of papieren die kwijt zijn: het kan allemaal leiden tot kostbare fouten waar uw bedrijf onnodig veel geld kwijt aan is. “E-facturering zorgt voor nauwkeurigheid en voorziet in de mogelijkheid om meteen correcties door te voeren,” zo voegt Harinen toe.

E-facturering draait uiteindelijk niet alleen over het inwisselen van papier met pixels. Het gaat erom dat technologie wordt gebruikt om de operationele efficiëntie en precisie te verbeteren.

Van rommelige data tot handige inzichten

Traditionele facturering leunt nogal op handmatige werkzaamheden, van het invoeren van de gegevens tot het sorteren van papieren en e-mailfacturen. Dit werkt fouten in de hand en kost onnodig veel tijd. Zou het niet zo veel beter zijn om al uw factureringsgegevens op één plek te hebben, bijvoorbeeld in uw ERP of boekhoudsysteem? Met e-facturering krijgt u toegang tot waardevolle inzichten die op gestructureerde data gebaseerd zijn. Geen handmatige invoer meer, geen onnodige fouten en veel werkuren die kunnen worden vrijgemaakt om iets lonender te doen.

Zoals eerder vermeld, bieden gestructureerde gegevens de mogelijkheid om nieuwe, AI-gedreven oplossingen effectiever in te zetten binnen uw bedrijf. Deze technologieën bieden een stuk meer voordelen dan alleen maar het herkennen van fouten of tegenstrijdigheden. U kunt er ook een stuk beter de cashflow mee inzien en het kan zelfs handige bedrijfsinzichten opleveren. 

Maria Harinen legt uit dat het versturen van een e-factuur ook aanzienlijke voordelen kan hebben voor de ontvanger.

“Een van de belangrijkste voordelen is het automatisch uploaden van facturen in het systeem van de ontvanger. Dit vereenvoudigt de ontvangst, de betaling en de boekhouding. En het voorkomt ook fouten aan hun kant.”

Harinen voegt daaraan toe dat “e-factureringsaanbieders al technologie aanbieden die niet alleen kijkt of facturen kloppen, maar ze ook omzet in formats die gemakkelijk kunnen worden verwerkt. Dit is vooral cruciaal in bedrijven waar facturen via meerdere softwareprogramma’s voor verschillende markten worden voorbereid.”

Goed voor het bedrijf en top voor de planeet

Tegenwoordig wordt algemeen erkend dat de dagelijkse keuzes die bedrijven maken direct van invloed zijn op het milieu. Overgaan op e-facturering is niet alleen een slimme zet om tijd en geld te besparen. Het is ook een grote stap om uw bedrijf duurzamer en milieuvriendelijker te maken.

Laten we er een voorbeeld bij halen. De hele levenscyclus van een papieren factuur draagt bij aan de ecologische voetafdruk van uw bedrijf. Dit houdt in dat elke keer dat er een papieren factuur wordt aangemaakt, verstuurd, geleverd of opgeslagen, die voetafdruk groter wordt. Om u een idee te geven: één enkele papieren factuur kan zo’n 450 gram CO2 uitstoten. Maar als u overstapt op elektronische facturen, is dat maar 150 gram. Als u dat vermenigvuldigt met het aantal facturen dat u elk jaar verstuurt, spreken we van een vrij aanzienlijke vermindering.

Sommige Europese landen, zoals Finland, profiteren nu van het feit dat ze al vroeg zijn overgestapt op e-facturering. 92% van de Finnen regelt facturen online, en 75% doet ook aan e-facturering. 

Uit een rapport uit 2018 van Finance Finland blijkt ook dat e-facturering niet alleen het bankwezen en bedrijfsactiviteiten efficiënter heeft gemaakt, maar ook de impact op het milieu sterk heeft teruggedrongen. Door financieel beheer te automatiseren met e-facturering, kunnen bedrijven hun ecologische voetafdruk met wel 80 tot 90% terugdringen.

De financiële voordelen van het overstappen over e-facturering zijn al duidelijk, maar de voordelen voor het milieu onderstrepen dit nog eens, helemaal wereldwijd gezien. E-facturering levert dus meer op dan alleen gestroomlijndere processen: het biedt u de kans om te laten zien hoe u zich inzet voor een betere wereld. 

Beveiliging? Compliance? Maakt u daar niet meer druk over

Het beschermen van gevoelige informatie en het voldoen aan juridische normen is niet alleen belangrijk, maar zelfs essentieel. E-facturering combineert deze twee kritieke aspecten op perfecte wijze.

E-factureringaanbieders werken hard om geavanceerde versleutelingsmethodes door te voeren waardoor gegevens veilig blijven tijdens verzending en opslag. Het veilig versturen van facturen is vanzelfsprekend heel belangrijk, maar ook het opslaan ervan dient goed beveiligd te gebeuren. Aanbieders zoals Maventa volgen de nieuwste normen op de voet en regelen op de achtergrond het moeilijke werk voor u. Risto Collanus, Service Owner bij Maventa, vat het bondig samen: “Maventa houdt zich aan strikte privacy- en beveiligingsprotocollen, waaronder de Visma VCDM-certificatie, en voldoet aan regelgeving zoals de AVG. We versleutelen klantgegevens en testen onze systemen doorlopend om de veiligheid ervan te waarborgen.”

De regelgeving omtrent e-facturering kan complex overkomen. Er zijn allerlei richtlijnen die moeilijk te volgen zijn. Omdat elke regering zelf het tempo van wetgeving bepaalt, kan het vooral voor bedrijven die buiten de landsgrenzen opereren een uitdaging zijn om dit bij te houden. De meest eenvoudige strategie voor uw bedrijf om de regels te blijven naleven, is om een softwarepakket voor financieel beheer of een ERP uit te kiezen die/dat is aangesloten bij een betrouwbare e-factureringsaanbieder. Zo mist u geen kansen om uw bedrijf te stroomlijnen, en zorgt u ervoor dat uw bedrijf aan alle richtlijnen blijft voldoen.

Beschikbaar en schaalbaar, altijd in lijn met uw bedrijf

Nu het alledaagse bedrijfsleven zo dynamisch is geworden, zou het toch geweldig zijn om overal toegang te hebben tot essentiële bedrijfsmiddelen en -gegevens? E-facturering biedt u de vrijheid om facturen te beheren, versturen en ontvangen, zónder tijds- of locatiebeperkingen. Beeld u in hoe u met speels gemak facturen nakijkt op het strand, of uw accountant na sluitingstijd nog even een factuur erop naslaat. Met e-facturering zijn uw financiële transacties altijd binnen handbereik.

Een van de minder vanzelfsprekende voordelen van e-facturering is de mogelijkheid om probleemloos grotere hoeveelheden te verwerken. Het systeem groeit en schaalt samen met uw bedrijf. Als u vasthoudt aan traditionele facturering, kan dit snel tot vertragingen leiden en gevolgen hebben voor de efficiëntie. E-facturering is echter zo ontworpen dat u altijd kunt uitbreiden, zonder dat er ooit een limiet komt te staan op het sturen van facturen. Dit maakt e-facturering tot een krachtig hulpmiddel voor bedrijven van alle soorten en maten. Of u nu een startup hebt of een gevestigde internationale onderneming, e-facturering past zich automatisch aan en groeit mee met uw bedrijf.

Volledige controle over uw transacties

Beginnen met e-facturering draait niet alleen om het omarmen van de nieuwste technologische trends. Het biedt ook volledige controle over een van de belangrijkste aspecten van uw bedrijf: de transacties. Het is een slimmere, veiligere en milieuvriendelijke manier om uw financiën te beheren.

Twijfelt u waar u moet beginnen? Dan raden we u aan om een gesprek aan te knopen met uw softwareprovider om te zien of ze al e-factureringssystemen aanbieden. Zo niet, dan kunt u ons altijd inlichten over uw ERP-software, en dan zorgen wij dat u in de toekomst kunt profiteren van e-facturering.

Taru Kuusisto works in the Maventa marketing team. She loves crafting insightful content that both informs and engages readers, bridging the gap between complex technologies and everyday business.